Akta osobowe pracownikw

Zgodnie z rozporzdzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spoecznej z grudnia 2018 roku, pracodawca prowadzi akta osobowe dla kadego pracownika oddzielnie. Akta te podzielone s na cztery czci, ktre zawieraj nastpujce dane.

W czci B przechowywane s nastpujce dokumenty:

1.     owiadczenia lub dokumenty dotyczce danych osobowych, gromadzone w zwizku z nawizaniem stosunku pracy

2.     umowa o prac, a jeeli umowa nie zostaa zawarta z zachowaniem formy pisemnej potwierdzenie ustale co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunkw

3.     zakres czynnoci (zakres obowizkw), jeeli pracodawca dodatkowo w tej formie okreli zadania pracownika wynikajce z rodzaju pracy, okrelonego w umowie o prac

4.     dokumenty dotyczce wykonywania przez pracownika pracy w szczeglnych warunkach lub o szczeglnym charakterze, potwierdzenie zapoznania si przez pracownika z treci regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczestwa i higieny pracy, z zakresem informacji objtych tajemnic okrelon w odrbnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub penionej funkcji, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunkw zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, ktre wie si z wykonywan prac, oraz o zasadach ochrony przed zagroeniami

5.     potwierdzenie otrzymania przez pracownika modocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, ktre wie si z prac wykonywan przez modocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagroeniami

6.     dokumenty potwierdzajce ukoczenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczestwa i higieny pracy

7.     owiadczenia dotyczce wypowiedzenia warunkw pracy lub pacy lub zmiany tych warunkw w innym trybie,

8.     dokumenty dotyczce powierzenia pracownikowi mienia z obowizkiem zwrotu, dokumenty dotyczce przyjcia przez pracownika wsplnej odpowiedzialnoci materialnej za mienie powierzone

9.     dokumenty zwizane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub zwizane ze zdobywaniem lub uzupenianiem wiedzy i umiejtnosci na zasadach innych ni dotyczce podnoszenia kwalifikacji zawodowych

10.  dokumenty zwizane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyrnienia

11.  dokumenty zwizane z ubieganiem si i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego

12.  dokumenty zwizane z czeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielajcego tego urlopu

13.  dokumenty zwizane z obnieniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego

14.  owiadczenie pracownika bdcego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnie zwizanych z rodzicielstwem

15.  dokumenty zwizane z udzielaniem urlopu bezpatnego

16.  skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczce wstpnych badan lekarskich, okresowych i kontrolnych badan lekarskich

17.  umowy o zakazie konkurencji, jeeli strony zawary takie umowy w okresie pozostawania w stosunku pracy

18.  wniosek pracownika o poinformowanie waciwego okrgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracownikw pracujcych w nocy oraz kopi informacji w tej sprawie skierowanej do waciwego inspektora pracy

19.  dokumenty zwizane ze wspdziaaniem pracodawcy z reprezentujc pracownika zakadowa organizacja zwizkowa lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagajcych takiego wspdziaania,

20.  dokumenty dotyczce wykonywania pracy w formie telepracy

W czci C przechowywane s nastpujce dokumenty:

1.     owiadczenia zwizane z rozwizaniem umowy o prac

2.     wnioski dotyczce wydania, sprostowania lub uzupenienia wiadectwa pracy

3.     dokumenty dotyczce niewypacenia pracownikowi ekwiwalentu pieninego za urlop wypoczynkowy

4.     kopie wydanego wiadectwa pracy

5.     potwierdzenie dokonania czynnoci zwizanych z zajciem wynagrodzenia za prac w zwizku z prowadzonym postpowaniem egzekucyjnym

6.     umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeeli strony zawary takie umowy

7.     skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie zwizane z okresowymi badaniami lekarskimi w zwizku z wykonywaniem pracy w warunkach naraenia na dziaanie substancji i czynnikw rakotwrczych lub pyw zwkniajcych

Owiadczenia lub dokumenty znajdujce si w poszczeglnych czciach akt osobowych pracownika przechowuje si w porzdku chronologicznym oraz numeruje.

Kada z czci akt osobowych zawiera wykaz znajdujcych si w niej owiadcze lub dokumentw.

Owiadczenia lub dokumenty znajdujce si w czci A, B i C akt osobowych pracownika, powizane ze sob tematycznie, mona przechowywa w wydzielonych czciach, ktrym przyporzdkowuje si odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porzdku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu owiadcze lub dokumentw dotyczy kadej z wydzielonych czci.

Dokumenty znajdujce si w czci D akt osobowych pracownika przechowuje si w wydzielonych czciach dotyczcych danej kary, ktrym przyporzdkowuje si odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porzdku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentw dotyczy kadej z tych czci. W zwizku z usuniciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa si ca wydzielona cz dotyczc danej kary, a pozostaym przyporzdkowuje si nastpujce po sobie numery.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentw przedoonych przez osoby ubiegajce si o zatrudnienie lub pracownika, powiadczone przez pracodawc lub osob upowaniona przez pracodawc za zgodno z przedoonym dokumentem.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla kadego pracownika dokumentacj w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy obejmujc:

o     dokumenty dotyczce ewidencjonowania czasu pracy, w skad ktrych wchodz:

a)         ewidencja czasu pracy, zawierajca informacje o:

    liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczcia i zakoczenia pracy

    liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej

    liczbie godzin nadliczbowych

    dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytuu ich udzielenia

    liczbie godzin dyuru oraz godzinie rozpoczcia i zakoczenia dyuru, ze wskazaniem miejsca jego penienia

    rodzaju i wymiarze zwolnie od pracy

    rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecnoci w pracy

    wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecnoci w pracy

    czasie pracy pracownika modocianego przy pracach wzbronionych modocianym, ktrych wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

b)        wnioski pracownika dotyczce:

    udzielenia zwolnienia od pracy w celu zaatwienia spraw osobistych

    ubiegania si i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat

    ustalenia indywidualnego rozkadu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, ktrym pracownik jest objty

    stosowania systemu skrconego tygodnia pracy

    stosowania systemu czasu pracy, w ktrym praca jest wiadczona wycznie w pitki, soboty, niedziele i wita

    stosowania rozkadu czasu pracy przewidujcego rne godziny rozpoczynania pracy w dniach, ktre zgodnie z tym rozkadem s dla pracownika dniami pracy

    stosowania rozkadu czasu pracy przewidujcego przedzia czasu, w ktrym pracownik decyduje o godzinie rozpoczcia pracy w dniu, ktry zgodnie z tym rozkadem jest dla pracownika dniem pracy

c)         dokumenty zwizane:

    ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy

    z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikajcym z rozkadu czasu pracy w przecitnie piciodniowym tygodniu pracy

    z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowoci do wykonywania pracy,

d)        zgoda:

    pracownika opiekujcego si dzieckiem do ukoczenia przez nie 4 roku zycia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujcych przeduenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stae miejsce pracy

    pracownicy w ciszy na delegowanie poza stae miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy

o     dokumenty zwizane z ubieganiem si i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

o     karty (listy) wypaconego wynagrodzenia za prac i innych wiadcze zwizanych z prac oraz wniosek pracownika o wypat wynagrodzenia do rk wasnych

o     kart ewidencji przydziau odziey i obuwia roboczego oraz rodkw ochrony indywidualnej, a take dokumenty zwizane z wypat ekwiwalentu pieninego za uywanie wasnej odziey i obuwia oraz ich pranie i konserwacj

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczajce dokumentacj pracownicza prowadzon i przechowywan w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utrat i dostpem osb nieupowanionych, w szczeglnoci przez zapewnienie w pomieszczeniu, w ktrym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotnoci, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostpem osb nieupowanionych.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniajcym:

o     zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utrat oraz nieuprawnionym dostpem

o     integralno treci dokumentacji i metadanych polegajc na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjtkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur

o     stay dostp do dokumentacji osobom do tego upowanionym

o     identyfikacj osb majcych dostp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych

o     skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych

o     wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo czci dokumentacji

o     funkcjonalno wydruku dokumentacji.

Dokumentacj pracownicz prowadzon i przechowywan w postaci elektronicznej uwaa si za zabezpieczon, jeeli w sposb cigy s spenione cznie nastpujqce warunki:

o     jest zapewniona jej dostpno wycznie osobom upowanionym

o     jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem

o     jej prowadzenie i przechowywanie odbywa si z zastosowaniem metod i rodkw ochrony dokumentacji, ktrych skuteczno w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczeglnoci na:

o     systematycznym dokonywaniu analizy zagroe

o     opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemw ich przetwarzania, w tym procedur dostpu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania

o     stosowaniu rodkw bezpieczestwa adekwatnych do zagroe

o     biecym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobw zabezpieczenia, a take okresowym dokonywaniu oceny skutecznoci tych sposobw

o     przygotowaniu i realizacji planw przechowywania dokumentacji w dugim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne noniki danych i do nowych formatw danych, jeeli tego wymaga zapewnienie cigoci dostpu do dokumentacji.

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma by doczony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upowaniona przez pracodawc sporzdza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowan pieczci elektroniczn pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposb zapewniajcy czytelno, dostp i spjno tej dokumentacji.

Pracownik odbiera dokument w sposb i w terminie uzgodnionym z pracodawc. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawc sposobu i terminu odbioru dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca moe zniszczysz ten dokument w sposb uniemoliwiajcy odtworzenie jego treci.

Prowadzc i przechowujc dokumentacj pracownicz w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do iloci danych i zastosowanej technologii, rozwizania techniczne zapewniajce dostpno, uywalno i wiarygodno dokumentacji, co najmniej do upywu okresu przechowywania dokumentacji.

Odwzorowania cyfrowe sporzdza si z naleyt starannoci i jakoci techniczn umoliwiajc zapoznanie si bez wtpliwoci z treci dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treci z dokumentem w postaci papierowej.