Funkcjonalność systemu HaeR² Poniżej znajdziesz skrótowy opis podstawowych funkcjonalności systemu. Funkcjonalności zostały podzielone na trzy grupy: twardy HR, miękki HR oraz funkcjonalności wspomagające. |
|
Twardy HR Poprzez twardy HR rozumiemy funkcjonalności związane z bieżącą obsługą i rozliczaniem pracowników w Twojej organizacji. Miękki HR Poprzez miękki HR rozumiemy wszystkie funkcjonalności związane ze zwiększaniem kompetencji i rozwojem pracowników Twojej organizacji. Funkcjonalności wspomagające W tej grupie znajdują się funkcjonalności wspomagające obsługę twardego i miękkiego HR w Twojej.
Kartoteka pracownika umożliwia dodawanie i usuwanie dowolnych atrybutów pracownika. Kartoteka udostępnia audytowalną historię zmian atrybutów pracownika. Można wykonywać zmiany z datą wsteczną oraz zmiany w przyszłości, które zostaną automatycznie wykonane w systemie w określonej dacie. System udostępnia pełną obsługę urlopów zarówno w równoważnym systemie czasu pracy, jak i w trybie podstawowym i zadaniowym. Obsługiwane są urlopy dla niepełnoetatowców. Rejestracja urlopów jest dostępna w trybie bezpośredniego wprowadzania danych oraz w trybie procesowym (workflow), w którym zgłoszony przez pracownika urlop podlega procesowi akceptacji przez przełożonych i/lub dział HR. Dostępne są funkcje planowania urlopu, kalendarz urlopów, urlopy okolicznościowe, na żądanie, statystyki urlopów i absencji. Obsługiwane są zastępstwa. System rozlicza zmienne składniki urlopowe oraz automatycznie nalicza korekty urlopowe. System udostępnia funkcjonalności związane z obsługą wszelkich rodzajów zwolnień lekarskich, zasiłku chorobowego, urlopu macierzyńskiego, urlopu wychowawczego, urlopu rodzicielskiego, urlopu bezpłatnego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku opiekuńczego. System wylicza automatycznie podstawy zasiłków zgodnie z ustawą zasiłkową. Obsługiwane są korekty ZUS. System umożliwia stopowanie i zastępowanie składników zasiłkowych. Dostępna jest funkcjonalnośc automatycznego korygowania wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w związku z zasiłkami. System umożliwia automatyczne wczytywanie zwolnień lekarskich (eZLA). System udostępnia funkcjonalności rejestracji i rozliczeń czasu pracy oraz planowania pracy. Obsługiwane są i rozliczane nadgodziny, dyżury, praca zdalna, odbiory nadgodzin. Rejestracja czasu pracy może odbywać na zadania / projekty indywidualnie zdefiniowane dla każdego pracownika. Rejestracja czasu pracy oraz planowanie pracy podlega akceptacji przełożonego lub wybranej osoby. System udostępnia grafiki pracy planowanej oraz wykonanej. System udostępnia funkcję off-line'owego wczytywania RCP (Rejestracja Czasu Pracy) z przygotowanego pliku. System udostępnia funkcjonalności rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie rozliczeń składek ubezpieczeniowych i rejestracji ubezpieczonych oraz z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń podatków oraz PIT. System automatyzuje wyprowadzanie danych do systemu Płatnik, a także wczytuje dane z systemu Płatnik. W systemie jest zaimplementowana pełna obsługa korekt ZUS. Z poziomu systemu wysyła się deklaracje do Urzędu Skarbowego. System udostępnia funkcjonalności obsługi zaliczek. Zaliczki są wypłacane na okoliczność delegacji służbowych oraz na bieżące wydatki pracowników. Zaliczki są ewidencjonowane i rozliczane w różnych formach, na przykład w formie regulowanych rachunków i faktur. Zaliczki mogą być automatycznie potrącane z wynagrodzenia pracownika, po upływie określonego czasu. System udostępnia funkcjonalności obsługi potrąceń z wynagrodzeń. Obsługiwane są wszelkie rodzaje potrąceń: alimenty, egzekucje, potrącenia dobrowolne i kary. System monitoruje rozliczenia z komornikami i generuje obciążenia zgodnie z uwzględnieniem kwot wolnych i maksymalnego poziomu obciążeń. System udostępnia funkcjonalność obsługi wymagań okresowych, między innymi medycyny pracy, szkolenia BHP, badania kierowców. System umożliwia planowanie, powiadamianie, przypominanie i ponaglanie dotyczące czynności związanych z wymaganiami okresowymi. System udostępnia funkcjonalność pełnej obsługi wynagrodzeń. Dostępne są różne formuły wynagradzania - umowa o pracę, umowa o współpracę, zlecenia, umowa o dzieło, zróżnicowane i parametryzowalne składniki wynagrodzeń. Obsługiwane są m.in. kontrakty menadżerskie, PIT0, studenci, osoby współpracujące, członkowie rad nadzorczych. Obsługiwane są stałe dodatki do wynagrodzeń, premie miesięczne, kwartalne i roczne, premie ad hoc, wchodzące i niewchodzące do wyliczania podstawy zasiłkowej. System wylicza zmienne wynagrodzenie urlopowe, a także umożliwia rejestrację dodatkowych wypłat w formie bezpośredniej rejestracji lub w trybie workflow. Dostępne są funkcje zbiorowej rejestracji / wnioskowania premiowego oraz wczytywanie wypłat z przygotowanego pliku. System udostępnia funkcjonalność wypłat benefitów. Obsługiwane sa benefity wypłacane ze środków firmy oraz ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. System umożliwia parametryzację pobierania składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy od benefitów oraz rocznego limitu wypłat ŻFŚS dla pracownika. System umożliwia ustawianie i przydzielanie benefitów do grup pracowników z możliwością łatwej zmiany benefitów dla całej grupy. System udostępnia pełną obsługę delegacji słuzbowych krajowych i zagranicznych. W ramach delegacji rozliczane są diety, rachunki i faktury, przejazdy, diety, ryczałty, zaliczki. Rozliczenia delegacji sa automatycznie dołączane do wypłat wynagrodzeń w formie zwrotu kosztów lub potrąceń zaliczek delegacyjnych. W systemie jest zaimplementowany worflow dla procesu udzielania zgody na delegację służbową oraz na potrzeby związane z rozliczeniem odbytej delegacji służbowej. System udostępnia funkcjonalność związaną z dokumentowaniem prac związanych z ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych w związku z powiększonymi kosztami uzyskania przychodów. System umożliwia pełne rozliczenie kosztów z tytułu pięćdziesięcioprocentowych kosztów uzyskania przychodów dla twórców. System udostępnia funkcjonalność obsługi samochodów służbowych oraz samochodów prywatnych wykorzystywanych do użytku służbowego. System udostępnia funkcjonalność rozliczania rachunków i faktur. Rozliczanie może odbywać się w ramach delegacji służbowej lub w ramach bieżących wydatków pracowników. System umożłiwia zapisywanie skanów rachunków i automatyzyje przekazywanie ich do księgowości. System udostępnia pełną obsługę PPK oraz PPE. Obsługiwana jest komunikacja z instytucjami rozliczającymi w formie plikowej oraz w formie online. Zautomatyzowane są funkcjonalności potrąceń PPK/PPE z wynagrodzenia oraz rozliczania przychodów od wpłaty pracodawcy. System obsługuje strukturę organizacji podzieloną na jednostki, zespoły i działy. Jednostki tworzą drzewo podległości. Każdy pracownik jest przyporządkowany do konkretnej jednostki operacyjnej. System udostępnia funkcjonalność Who is Who dostępną dla każdego pracownika. System udostępnia funkcjonalność obsługi kart służbowych pracowników organizacji. Karty służbowe służą do regulowania wydatków pracowników na przykład podczas delegacji służbowych. System umożliwia rozliczanie i spłaty kart. System udostępnia funkcjonalność obsługi budżetów HR. Budżety mogą być planowane i monitorowane z punktu widzenia zgodności planu z rzeczywistym wykonaniem. System udostępnia funkcjonalność obsługi szkoleń. Szkolenia mogą być planowane, organizowane, przeprowadzane. Informacja o odbytych szkoleniach jest ewidencjonowana w kartotece pracownika. Pracownicy i przełożeni mogą wnioskować o szkolenie. W system jest wbudowany worflow umożliwiający akceptacje szkoleń. Pracownik lub przełożony wnioskuje o szkoelenie, następnie podlega ono akceptacji przez przełożonego, a potem przez dział kadr. W systemie jest zdefiniowany katalog szkoleń dostępnych w organizacji. System udostępnia funkcjonalność obsługi eLearningu. Funkcjonalność umożliwia przygotowanie szkolenia elearningowego w postaci pokazu z testami zawierającymi pytania zamknięte jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru. Prezentacje elearningowe przygotowuje się na bazie prezentacji Power Point. Przygotowane szkolenie elearningowe może być przekazane do odbycia wybranym pracownikom wraz z określeniem daty wymaganej, do której pracownik powinien odbyć szkolenie. System zapewnia funkcjonalność powiadomień, przypomnień i ponagleń oraz raporty określające, kto, kiedy i z jakim wynikiem odbył dane szkolenie. Przełożeni mają dostęp do statystyk związanych z realizacją i zaliczaniem szkoleń dla swoich podwładnych. System udostępnia funkcjonalność zarządzania poprzez cele. Przełożeni mogą kaskadowo stawiać cele swoim podwładnym, a następnie oceniać realizację postawionych celów. Cele można stawiać w kontekście wybranych okresów sprawozdawczych, na przykład miesięcznych, kwartalnych czy rocznych. Postawione cele na dany okres rozlicza się po zakończeniu tego okresu. System udostępnia funkcjonalność ankietowania pracowników. Ankiety mogą służyć do badania opinii pracowników, do badania poziomu ich satysfakcji, czy badania zachowań nieetycznych oraz do dowolnych, doraźnych potrzeb. Ankiety można przygotować w operciu o Power Pointa. W ankietach mogą być umieszczane pytania zamknięte jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru oraz pytania otwarte. Ankiety mogą być przekazywane wybranym pracownikom wraz z oczekiwanym terminem wykonania ankiety. System zapewnia funkcjonalność powiadomień, przypomnień i ponagleń dotyczących ankiet. System daje statystyki wykonania ankiet oraz statystyki wyników. Ankietę może zainicjować każdy przełożony dla swoich podwładnych lub dział kadr dla wybranych osób i zespołów. Ankiety mogą być imienne lub anonimowe. System udostępnia funkcjonalność obsługi kompetencji pracowników. Kompetencje są przypisywane do pracowników i ewidencjonowane. Wybrani pracownicy mają dostęp do bazy kompetencji. System umożliwia definiowanie modeli kompetencji pracowników. System udostępnia funkcjonalność obsługi ścieżek kariery pracowników. W systemie definiuje się model kompetencji, a w jego ramach poziomy kompetencji oraz poziomy kariery. System weryfikuje poprawność rozkładu zasobów według poziomów oraz zgodność wynagrodzeń z limitami na określonych poziomach. System dostarcza przełożonym narzędzia do prezentacji i statystyk ścieżek kariery podwładnych oraz zgodności ich wynagrodzeń z przyjetym modelem. System udostępnia funkcjonalność obsługi boardingu, czyli wspierania wdrożenia i aklimatyzacji nowego pracownika w organizacji. Dla poszczególnych grup pracowników (na przykład menadżerów) definiuje się chcecklistę czynności / zadań, które muszą zostać wykonane w czasie wdrażania pracownika do pracy w organizacji. System monitoruje chceklistę i powiadamia o postępie w realizacji zadań. System udostępnia funkcjonalność wspierania procesu rekrutacji pracowników do organizacji. Proces jest oparty o workflow i obejmuje szereg działań od złożenia wniosku rekrutacyjnego, aż do przyjęcia pracownika do pracy. System ewidencjonuje działania podjęte w procesie rekrutacji i dostarcza narzędzia do raportowania stanu procesu rekrutacji. System udostępnia funkcjonalność obsługi ocen pracowniczych. Przełożeni dokonują oceny podwładnych zgodnie ze zdefiniowanym zbiorem punktów ocen zależnym od stanowiska pracownika. Proces oceny składa się z trzech etapów: samooceny, oceny przełożonego oraz oceny wspólnej. Oceny mogą być realizowane w dowolnie zdefiowanych okresach, na przykład miesięcznych, kwartalnych czy rocznych. System udostępnia funkcjonalność oceny 360°. W systemie można zdefiniować grupy pracowników podlegających ocenie, a dla każdej grupy kryteria oceny. Dla każdego pracownika można określić listę osób, które będą go oceniać. System wysyła do pracowników powiadomienia, przypomnienia oraz ponaglenia dotyczące oceny. System przygotowuje automatycznie raporty oceny 360° które mogą być wysyłane także automatycznie do przełożonych pracowników podlegających ocenie. System udostępnia w postaci czatu, funkcjonalność komunikacji pracowników organizacji z działem HR na okoliczność realizacji usług HR na rzecz pracowników. W systemie dostępna jest funkcjonalność przekazywania informacji zwrotnych - każdy pracownik może wysłać dowolnemu innemu pracownikowi organizacji informację zwrotną, do której otrzymujący może się także ustosunkować. Z poziomu systemu pracownicy mogą wysyłać komunikaty do wybranych pracowników, zespołów czy działów organizacji. System działa w oparciu o silnik workflow wspierający i automatyzujący procesy HR w organizacji. W ramach tej funkcjonalności, pracownik może zgłosić dowolny wniosek - na przykład wniosek o urlop, o anulowanie urlopu, o delegację, w wypłatę premii dla podwładnych, itd. Wniosek podlega procesowi akceptacji przez kolejne, zdefiniowane szczeble organizacyjne, które moga być definiowane inaczej w poszczególnych jednostkach organizacji. Na każdym etapie akceptacji, osoba lub osoby odpowiedzialne mogą zaakceptować wniosek i przekazać go do kolejnego etapu akceptacji, cofnąć do dowolnego, wcześniejszego etapu lub odrzucić. Można także uzupełniać ścieżkę akceptacji wniosku o dodatkowe osoby zaangażowane w proces. System obsługuje zastępstwa w związku z nieobecnościami. System wysyła powiadomienia, przypomnienia w związku z procesem akceptacji i obsługi sprawy. System jest wyposażony w rozbudowany moduł raportów. Dostępne są trzy kategorie raportów: operacyjne, dotyczące grup pracowników oraz zarządcze. System automatyzuje obieg dokumentów w organizacji, centralizuje dokumenty pracownika w elektronicznej formie i udostępnia repozytorium dokumentów. Wszystkie dokumenty związane z pracownikiem są prowadzone w tak zwanej elektronicznej teczce pracownika. System wspiera minimalizację dokumentów papierowych w organizacji. System oferuje zróżnicowany dostęp do funkcjonalności dla użytkowników, wspierany modułem uprawnień, w zależności od roli użytkownika lub pracownika w organizacji. Wyróżnia się następujące zasadnicze role: szeregowy pracownik, kierownik zespołu, szef jednostki, pracownik HR. System udostępnia predefioniowane kokpity dla każdej z powyższych ról. Każdy z kokpitów wiąże się z innym poziomem uprawnien, innym menu, innym kształtem strony głównej systemu. System działa w oparciu o mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak: SSL, bezpieczne hasło, autoryzacja SMS / Google Authorisation, szyfrowanie danych. Logowanie do systemu jest zabezpieczone dodatkowo hasłem jednorazowym przesyłanym w trybie 2-PHASE-COMMIT lub za pomocą SMS. System udostępnia rozbudowaną funkcjonalność dostosowywania wyglądu interfejsu użytkownika w oparciu o style CSS. System udostępnia rozbudowane możliwości parametryzacji. Administrator systemu ma swobodne możliwości dostosowywania różnych parametrów na poziomie technicznym i biznesowym.
|